1. Filosofia EDESSENCE privind managementul riscurilor
EDESSENCE adoptă o abordare proactivă, responsabilă și proporțională în managementul riscurilor. Evaluăm destinațiile și partenerii înainte de a-i include într-un pachet, stabilim proceduri standardizate de supraveghere și intervenție și asigurăm transparență deplină față de părinți și școli, având în vedere bunele practici recunoscute din domeniul educației și al călătoriilor pentru grupuri școlare (planificare riguroasă, evaluarea riscurilor, asigurări și suport medical/de evacuare).
2. Due diligence (diligență necesară)
2.1. Verificare inițială (desk-based): verificăm siguranța generală a destinației, accesibilitatea serviciilor medicale, ratele raportate ale criminalității, avertizările oficiale de călătorie (acolo unde sunt disponibile) și existența infrastructurii universității partenere.
2.2. Due diligence asupra furnizorilor locali: solicităm documentație (licențe, polițe de asigurare, referințe), evaluăm reputația partenerilor (hoteluri, furnizori de transport, ghizi) și efectuăm verificări de conformitate cu standardele relevante.
2.3. Evaluarea și aprobarea activităților: fiecare activitate (de exemplu: vizită în campus, excursie în afara campusului, transport) beneficiază de o evaluare documentată a riscurilor, iar activitățile considerate cu risc ridicat sunt supuse unor planuri specifice de reducere a riscurilor și aprobării manageriale.
3. Echipa locală și coordonatorii de grup
3.1. Coordonatori EDESSENCE (lideri de grup): toți coordonatorii care însoțesc grupuri de minori trec printr-un proces de selecție ce include verificări de antecedente (referințe), formare obligatorie în protecția copilului, prim ajutor și proceduri de urgență, și sunt obligați să poarte ecusoane de identificare vizibile pe durata programului.
3.2. Echipa locală la destinație: derulăm programele împreună cu coordonatori locali familiarizați cu zona, serviciile medicale și procedurile locale. EDESSENCE menține canale directe de comunicare cu echipa locală 24/7. De asemenea, furnizăm numere de contact de urgență pentru fiecare program.
4. Proceduri standard aplicate programelor
4.1. Planificare pre-plecare: dosare individuale ale participanților (contact de urgență, alergii, medicație, consimțământ informat al părinților), verificarea pașapoartelor/vizelor și a polițelor de asigurare, precum și sesiuni de informare înainte de plecare pentru participanți și părinți (briefing de siguranță și cod de conduită).
4.2. Briefing la sosire: explicarea codului de conduită, a procedurilor de întâlnire/plecare și distribuirea informațiilor de contact în caz de urgență (pliant).
4.3. Monitorizare continuă: registre zilnice de prezență, puncte de întâlnire desemnate și raportarea incidentelor.
4.4. Asistență 24/7: o linie de suport EDESSENCE (inclusiv în afara orelor de lucru) pentru părinți și studenți și o procedură internă de escaladare în cazul unui incident.
4.5. Rapoarte post-program: analiza evenimentelor, îmbunătățirea procedurilor și comunicarea cu toate părțile privind eventualele incidente și măsurile adoptate.
5. Măsuri de siguranță
5.1. Supraveghere continuă de către personal acreditat: liderii de grup EDESSENCE sunt instruiți în acordarea primului ajutor. Alocăm un număr rezonabil de lideri de grup pentru fiecare program, proporțional cu numărul de participanți.
5.2. Evaluarea și selecția atentă a furnizorilor locali: inclusiv clauze contractuale care impun standarde de securitate, asigurări și proceduri antifraudă, precum și verificarea referințelor și reputației.
5.3. Asigurare medicală obligatorie pentru toți participanții: poliță de asigurare medicală și, unde este cazul, acoperire pentru evacuare/repatriere medicală.
5.4. Parteneriate cu spitale și clinici locale: negocierea de acorduri de cooperare cu furnizori locali de servicii medicale pentru a asigura triaj rapid și tratament adecvat. EDESSENCE colaborează fără întârziere cu serviciile medicale locale în caz de incident.
5.5. Plan de urgență/evacuare pentru fiecare destinație: fiecare program dispune de un plan scris de urgență (contacte ale autorităților, rute de evacuare, puncte de întâlnire, responsabilități) și de exerciții de simulare pentru coordonatorii de grup.
5.6. Contact 24/7: punem la dispoziție o linie telefonică de urgență pentru părinți.
5.7. Securitate cibernetică și protecția datelor: inclusiv proceduri pentru protejarea datelor personale ale minorilor (de exemplu: restricționarea accesului la dosarele medicale) și măsuri tehnice pentru prevenirea breșelor de securitate. În cazul detectării unui incident de securitate, notificăm părțile afectate conform legislației aplicabile.
5.8. Politică de safeguarding (protecția copilului): prin proceduri clare de prevenire a abuzului, verificări de antecedente pentru toți angajații și liderii de grup care lucrează cu minori și un canal direct pentru raportarea suspiciunilor (inclusiv cooperarea cu autoritățile locale).
6. Relația cu părinții și drepturile participanților
6.1. Părinții primesc informații detaliate înainte de semnarea contractului, care includ planul de siguranță, polița de asigurare, datele de contact în caz de urgență și regulile de conduită.
6.2. Orice părinte poate solicita acces la documentația de due diligence a EDESSENCE referitoare la partenerii noștri. Vom furniza copii ale licențelor, polițelor de asigurare și documentelor contractuale relevante, în măsura în care acest lucru este permis de obligațiile de confidențialitate aplicabile. Atunci când un document nu poate fi divulgat din motive de confidențialitate sau din alte motive legale, vom emite o confirmare oficială în acest sens și, dacă este posibil, vom oferi un rezumat neconfidențial.